Ma trận Eisenhower | Quản lý thời gian, tăng năng suất làm việc
Sử dụng ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian cá nhân khá nổi tiếng. Dù viết là nổi tiếng nhưng gần đây mình mới được một chú chỉ cho. Tìm hiểu thử thấy khá là hay nên viết lại lên web của mình. Vậy cụ thể nó là gì và cách ứng dụng nó ra làm sao thì anh em cùng đọc nhé.
Ma trận Eisenhower là gì?
Hiểu đơn giản là một phương pháp quản lý các công việc mình làm hằng ngày theo hai tiêu chí, độ khẩn cấp và độ quan trọng. Cái ảnh của ma trận khá đơn giản. Người sử dụng sẽ biết được đâu là việc cần xử lý ngay và đâu là việc có thể bỏ qua. Dwight D.Eisenhower chính là người đã tạo ra ma trận này. Ông từng là Thống tướng Lục quân Hoa Kỳ và là Tổng thống Hoa Kỳ thứ 34 (1953-1961).
“Hầu hết những việc khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những việc quan trọng đều không khẩn cấp” – Dwight D.Eisenhower.
Bố cục ma trận Eisenhower
Cả ma trận được chia làm 4 phần, ghi lại các việc mà bạn làm trong ngày. Bốn phần này là:
- Thực hiện
- Lên lịch
- Ủy quyền
- Loại bỏ
Thực hiện
Phần này sẽ ghi các công việc quan trọng nhất mà mình cần làm ngay. Những công việc sắp đến deadline như khách hàng chuẩn bị đến lấy xe mà rửa chưa xong hoặc những công việc không thể trì hoãn như tối về phải giặt quần áo vì tủ hết quần áo mặc rồi.
Theo mình thì cứ viết danh sách các việc cần làm ra trước. Rồi xem xem việc này có cần thiết phải xử lý trong ngày hôm nay hoặc một mốc thời gian nào không. Nếu có thì cho vào ô ‘Thực hiện’. Không thì thôi.
Cái ông Mark Twain tỷ phú gì ý có nguyên tắc ‘ăn ếch đầu tiên’. Ý là ông ý sẽ làm những việc khó nhất vào buổi sáng. Áp dụng phương pháp này thêm nữa cũng được.
Lên lịch
Phần này bao gồm các việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Như giặt khăn chẳng hạn. Không giặt thì hôm sau không có khăn lau xe, cực kỳ quan trọng. Nhưng việc này để đến cuối ngày rồi làm cũng được.
Các công việc để phát triển bản thân lâu dài cũng có thể đưa vào bảng này. Ví dụ như chạy bộ này. Rất quan trọng với sức khỏe về lâu dài nhưng không phải việc quá cấp thiết phải làm ngay.
Sau khi hoàn thành phần này thì nên thêm khoảng thời gian mong muốn làm mỗi việc nhé. Không là coi như không có trong danh sách luôn.
Ủy quyền
Là những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Những việc này thường là những việc hơi không tên, không hỗ trợ gì trong việc tăng hiệu suất làm việc. Và thông thường, bạn có thể nhờ người khác xử lý giúp.
Ví dụ như bạn đặt hàng Shopee. Shipper mang đến nhà bạn mà bạn lại đang đi làm. Thế là phải nhờ con em đang học online lấy hộ. Nếu những việc này được chuẩn bị trước trong ma trận Eisenhower thì bạn có thể ứng biến rất nhanh, tiết kiệm kha khá thời gian.
Loại bỏ
Bao gồm những việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng. Đây chính là những việc khiến bạn ngập đầu trong deadline, stress sau một ngày làm việc, cảm thấy quá tải,… Những việc thuộc nhóm này là tác nhân giảm hiệu suất làm việc của chính bạn.
Một ví dụ phổ biến là lướt Tiktok. Một khi mở ra là phải ngâm ít nhất nửa tiếng. Thông thường đánh bóng liên tục nửa tiếng thì cần nghỉ ngơi 5 phút cho dãn đầu óc. Nhưng lôi Tiktok ra xem thế là thời gian nghỉ thành 30 phút luôn. Và 30 phút đó có thể chuyển vào thành tăng ca buổi tối.
Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả
Mình có search trên mạng thì có nhiều cách phết. Dù gì, đầu tiên cũng cần viết xuống các việc mình đã làm trong một ngày để theo dõi trước. Rồi sau đó bắt đầu sắp xếp vào ma trận.
Sử dụng màu sắc với ma trận Eisenhower
Ví dụ như ô ‘Thực hiện’ thì để màu đỏ cho cấp bách. Ô ‘Loại bỏ’ thì để màu xám cho giống thùng rác. Tùy ý mình thôi. Màu sắc hỗ trợ khá tốt khi phân chia công việc.
Tách riêng ma trận cho công việc và ma trận cho cá nhân
Kiểu làm một ma trận riêng để xử lý các công việc công ty và một ma trận riêng để xử lý các việc cá nhân. Như vậy có thể tránh rủi ro bị loạn, mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Nhiều bác thích mình giỏi việc mà quên mất chăm sóc bản thân.
Giới hạn số lượng mục cần làm mỗi ô
Tối đa 10 việc mỗi ngày để phân chia sang các mục. Nếu hết rồi có thể làm thêm sau chứ càng cố nghĩ nhiều mà viết vào thì càng chả hiểu gì.
Tổng kết
Cá nhân thấy cái ma trận Eisenhower này khá hay. Nhưng bạn cần mất một thời gian để theo dõi lịch trình của bản thân. Như mình thì trong tuần đầu tiên áp dụng, mình chưa điền vội mà cứ làm các việc hết một ngày đã. Cuối ngày mình sẽ ngồi viết lại các việc mình đã làm rồi lọc vào các ô. Sau khi hình dung tổng thể thì mình mới bắt đầu lên kế hoạch làm việc vào tối trước khi nghỉ ngơi hoặc sáng dậy sớm. Vậy thôi